Audyt projektów unijnych

Czym jest audyt zewnętrzny?

Audyt zewnętrzny jest formą doradztwa, która pozwala zdobyć informacje na temat procesów zachodzących w danym podmiocie, mogących mieć znaczący wpływ na usprawnienie jego działania. Ponadto poprzez usługę audytu zewnętrznego dany podmiot uzyskuje potwierdzenie w formie pisemnej, że prowadzi działalność w sposób rzetelny, jasny i prawidłowy.

Jedną z form audytu zewnętrznego jest audyt zewnętrzny projektu, który zleca podmiot realizujący projekt finansowany ze środków publicznych, w tym środków unijnych. O tym, kto jest zobowiązany do prowadzenia takiego audytu stanowi umowa o dofinansowanie, w której beneficjent ma wskazany obowiązek przeprowadzenia takiego audytu. Tam również lub w specjalnie w tym celu wydanych przez dawcę środków wytycznych (np. Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Zarządzającą) wskazane są warunki i oczekiwane kwalifikacje w odniesieniu do zespołów audytorskich.

Kto może przeprowadzić audyt zewnętrzny?

Usługę audytu zewnętrznego mogą przeprowadzić osoby posiadające odpowiednie uprawnienia, wiedzę i doświadczenie w zakresie audytu, a także organizacje zatrudniające takie osoby. Nasza firma dysponuje osobami uprawnionymi do przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu unijnego, które posiadają duże doświadczenie w tym zakresie.

Do kogo skierowany jest audyt zewnętrzny?

Usługa audytu zewnętrznego skierowana jest do podmiotów, które potrzebują potwierdzenia zgodności prowadzonych działań z obowiązującym normami oraz uzyskania stosownej opinii w tym zakresie. Ponadto audyt zewnętrzny zalecany jest również podmiotom chcącym zidentyfikować problemy oraz znaleźć optymalny sposób ich rozwiązania. Audyt zewnętrzny może dotyczyć również projektów unijnych i realizowany jest w sytuacji, gdy instytucja przyznająca dofinansowanie zobowiąże beneficjenta w umowie o dofinansowanie lub wytycznych do zlecenia takiego audytu.

Jakie rodzaje audytu zewnętrznego wyróżniamy?

Istnieje wiele rodzajów audytu zewnętrznego. Najczęściej wykonywanymi formami są audyty zewnętrzne projektów unijnych oraz audyty certyfikujące jak audyt ISO, audyt dostępności itp., ponieważ w większości tych przypadków podmiot zlecający jest zobowiązany do przejścia takiego audytu.

Jak często należy przeprowadzać audyt zewnętrzny?

To zależy od rodzaju audytu.

Co do zasady audyt zewnętrzny prowadzony jest w sytuacji, kiedy dana organizacja uznaje, że istnieje taka potrzeba. Nie istnieją generalne wymogi odnośnie częstotliwości prowadzenia audytu.

Szczegółowe wymogi jednak należy rozpatrywać indywidulanie w odniesieniu do każdego rodzaju audytu.

Audyt zewnętrzny projektu realizowany jest najczęściej jednokrotnie w odniesieniu do danego projektu. Instytucja przyznająca dofinansowanie może jednak wprowadzić inne wymagania w tym zakresie.

Jakie są korzyści z przeprowadzenia audytu zewnętrznego?

Audyt zewnętrzny pozwala na zidentyfikowanie potencjalnego oraz rzeczywistego ryzyka przy jednoczesnym wskazaniu możliwych działań naprawczych.

Jak przygotować się do audytu zewnętrznego?

Aby jak najlepiej przygotować się do audytu zewnętrznego należy przede wszystkim rozpocząć przygotowania z wyprzedzeniem, co pozwoli na wcześniejsze przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów. Do kontaktów z audytorami oraz koordynowania prac należy wyznaczyć określonego pracownika. Wymaganą dokumentację należy przygotować w komplecie najpóźniej na dzień rozpoczęcia audytu, a ewentualne wątpliwości wyjaśniać z osobami przeprowadzającymi audyt zewnętrzny.

Jakie dokumenty należy przygotować w związku z audytem zewnętrznym?

Instytucja wymagająca przeprowadzenie audytu najczęściej określa jaki jest zakres tego audytu oraz jakie obszary i dokumenty podlegają weryfikacji.

Najczęściej również audytorzy przekazują przed rozpoczęciem audytu informacje wskazujące dokumenty niezbędne do jego przeprowadzenia.

Ile trwa przeprowadzenie audytu zewnętrznego?

Nie ma ściśle określonych reguł oraz ram czasowych, które wskazywałyby ile powinien trwać audyt zewnętrzny. Ze względu na komfort podmiotu audytowanego oraz fakt, że prace związane z przeprowadzeniem audytu zewnętrznego mogą mieć wpływ na bieżącą działalność podmiotu, nasza firma stara się, aby działania w siedzibie audytowanego nie trwały dłużej nić 3 dni.

Ile kosztuje przeprowadzenie audytu zewnętrznego?

Każda usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest przez audytorów wyceniana indywidualnie w oparciu o zakres prowadzonej działalności, wielkość podmiotu oraz obszar objęty kontrolą. W celu wyceny usługi audytu zewnętrznego przez naszą firmę prosimy o kontakt pod adresem: info@fuda.com.pl.

Czym jest audyt wewnętrzny?

Pojęcie audytu wewnętrznego zdefiniowane jest w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W art. 272 ustawy audyt został określony jako działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena ta dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub jednostce.

Kto może przeprowadzić audyt wewnętrzny?

Audyt wewnętrzny prowadzi audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce albo usługodawca niezatrudniony w jednostce.

Usługę audytu wewnętrznego, w sytuacji kiedy istnieje obowiązek audytu wewnętrznego, mogą przeprowadzić osoby, które posiadają uprawnienia audytora. W sytuacji kiedy audyt wewnętrzny nie jest obowiązkowy może go przeprowadzić oddelegowany pracownik danego przedsiębiorstwa. Zaleca się skorzystanie z pierwszego rozwiązania ze względu na lepsze efekty audytu w przypadku przeprowadzenia go przez osoby posiadające odpowiednią wiedzę, doświadczenie oraz obiektywność. Nasza firma dysponuje zespołami uprawnionymi do przeprowadzania audytu wewnętrznego, które posiadają duże doświadczenie w tym zakresie.

Kwalifikacje do prowadzenia audytu zostały określone w ustawie finansach publicznych, w art. 286 wskazano, że audytorem wewnętrznym może być osoba, która:

1. ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

2. ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych;

3. nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;

4. posiada wyższe wykształcenie;

5. posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzania audytu wewnętrznego:

o jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub

o złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub

o uprawnienia biegłego rewidenta, lub

o dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.

Zgodnie z ustawą za praktykę w zakresie audytu wewnętrznego, o której mowa powyżej, uważa się udokumentowane przez kierownika jednostki wykonywanie czynności, w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż 1/2 etatu, związanych z:

1.  przeprowadzaniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego;

2. realizacją czynności w zakresie audytu gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegającymi zwrotowi środkami z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), o którym mowa w ustawie z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 505, 568, 695, 1087, 1106 i 2320);

3. nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2020 r. poz. 1200 i 2320).

Do kogo skierowany jest audyt wewnętrzny?

Usługa audytu wewnętrznego przede wszystkim skierowana jest do podmiotów, które mają obowiązek prowadzanie takiego audytu.

Usługa audytu wewnętrznego skierowana jest również do podmiotów, które chcą polepszyć funkcjonowanie procesów wewnętrznych pod kątem efektywności kosztowej, jakości świadczonych usług oraz usprawnić mechanizmy kontroli i spójności działań operacyjnych zgodnych z polityką firmy.

Zgodnie z ustawą o finansach publicznych( art. 274) obowiązkowemu audytowi podlegają następujące podmioty:

1. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów;

2. ministerstwa;

3. urzędy wojewódzkie;

4. izby administracji skarbowej;

5. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w tym w zarządzane przez niego fundusze;

6. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, w tym w fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;

7. Narodowy Fundusz Zdrowia;

8. Krajowy Zasób Nieruchomości.

Audyt wewnętrzny prowadzi się także w:

1. państwowych jednostkach budżetowych, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej dochodów lub kwota wydatków przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł;

2. uczelniach publicznych, jeżeli kwota ujętych w planie rzeczowo-finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł;

3. samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej, które nie zostały utworzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł;

4. agencjach wykonawczych, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł;

5. państwowych funduszach celowych, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł.

Audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorządu terytorialnego, jeżeli ujęta w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 000 tys. zł.

Audyt wewnętrzny prowadzi się również w jednostkach sektora finansów publicznych, których kierownicy podejmują decyzję o prowadzeniu audytu wewnętrznego.

Jakie rodzaje audytu wewnętrznego wyróżniamy?

W badaniach oraz literaturze występuje wiele podziałów uwzględniających różne rodzaje audytu wewnętrznego. Do najczęściej spotykanych należą: audyt finansowy (kontrola przestrzegania zasad rachunkowości oraz zgodności zapisów), operacyjny (ocena skuteczności i autentyczności funkcjonowania systemów w podmiocie podlegającym kontroli) oraz informacyjny (badanie systemów bezpieczeństwa działających w podmiocie wraz z ustaleniem zgodności systemów z regulacjami prawnymi).

Jak często należy przeprowadzać audyt wewnętrzny?

Audyt wewnętrzny przeprowadzany jest w jednostce w sposób ciągły lub w odniesieniu do potrzeb poprzez realizację audytu dotyczącego konkretnego działania.

Jakie są korzyści z przeprowadzenia audytu wewnętrznego?

Usługa audytu wewnętrznego niesie dla audytowanego podmiotu możliwość uzyskania dostępu do szerokiej bazy wiedzy we wszystkich kontrolowanych obszarach oraz możliwość wdrożenia efektywniejszych procesów na podstawie uzyskanej informacji zwrotnej. Audyt wewnętrzny to oszczędność czasu, pieniędzy oraz znaczący wzrost efektywności niemożliwy do osiągnięcia przy użyciu zasobów własnych audytowanego podmiotu.

Jak przygotować się do audytu wewnętrznego?

Aby jak najlepiej przygotować się do audytu wewnętrznego należy przede wszystkim rozpocząć przygotowania z wyprzedzeniem, co pozwoli na wcześniejsze przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów, a do kontaktów z audytorami oraz koordynowania prac należy wyznaczyć określonego pracownika. Wymaganą dokumentację należy przygotować w komplecie najpóźniej na dzień rozpoczęcia audytu, a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości kierować się do osób przeprowadzających audyt wewnętrzny.

Jakie dokumenty należy przygotować w związku z audytem wewnętrznym?

Najczęściej audytorzy przekazują przed rozpoczęciem audytu informacje wskazujące dokumenty niezbędne do jego przeprowadzenia.

Ile trwa przeprowadzenie audytu wewnętrznego?

Nie ma ściśle określonych reguł oraz ram czasowych, które wskazywałyby, ile powinien trwać audyt wewnętrzny- wszystko zależy od weryfikowanego obszaru lub zakresu i przedmiotu zadania audytorskiego.  Ze względu na komfort podmiotu audytowanego oraz fakt, że prace związane z przeprowadzeniem audytu wewnętrznego mogą mieć znaczący wpływ na bieżącą działalność podmiotu, nasza firma stara się, aby działania na miejscu nie dezorganizowały prac jednostki.

Ile kosztuje przeprowadzenie audytu wewnętrznego?

Każda usługa przeprowadzenia audytu wewnętrznego jest wyceniana indywidualnie w oparciu o zakres prowadzonej działalności, wielkość podmiotu oraz obszar objęty audytem. W celu oszacowania wyceny usługi audytu wewnętrznego prosimy o kontakt pod adresem: info@fuda.com.pl.

Czym jest audyt projektu unijnego i jaki jest jego cel?

Audytem projektu unijnego określa się zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Efektem audytu ma być uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem o dofinansowanie.

Co obejmuje audyt projektu unijnego?

Audyt projektu unijnego obejmuje sprawdzenie prawidłowości realizacji projektu, zgodności realizacji z umową i wnioskiem o dofinansowanie. Zakres audytu określa w umowie o dofinansowanie i wytycznych instytucja przyznająca dofinansowanie. Jako przykładowy zakres można wskazać sprawdzenie:

1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową;

2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i  wyodrębnienia w ewidencji księgowej;

3) płatności wydatków związanych z projektem;

4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;

5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu;

6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu;

7) sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;

8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i  finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;

9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu;

10) realizacji wniosków i  zaleceń z  wcześniejszych kontroli i audytów

Kto może przeprowadzić audyt projektu unijnego?

Usługę audytu projektu unijnego mogą przeprowadzić audytorzy posiadający odpowiednie kwalifikacje lub podmioty zatrudniające takich audytorów. Wymagania w zakresie kwalifikacji audytorów określa w umowie o dofinansowanie i wytycznych instytucja przyznająca dofinansowanie. Najczęściej instytucje przyznające dofinansowanie wymagają, aby audytorzy posiadali uprawnienia audytorskie określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych. Wydaje się, że poza uprawnieniami audytora warto byłoby oczekiwać od audytorów określonego doświadczenia w badaniu projektów unijnych - bądź o podobnym zakresie tematycznym, bądź wartości, ewentualnie po prostu dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej i budżetu państwa. Nasza firma dysponuje osobami uprawnionymi do przeprowadzania audytu projektów unijnych, posiadającymi uprawnienia audytorskie określone w art. 286 ustawy o finansach publicznych, które posiadają duże doświadczenie w zakresie takiego audytu.

Do kogo skierowany jest audyt projektu unijnego?

Usługa audytu projektu unijnego skierowana jest podmiotów, które realizują projekt współfinansowany z funduszy unijnych.

Jakie dokumenty należy przygotować w związku z audytem projektu unijnego?

Najczęściej audytorzy przekazują przed rozpoczęciem audytu informacje wskazujące dokumenty niezbędne do jego przeprowadzenia.

 NA CZYM POLEGA AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTÓW UNIJNYCH?

Efektem audytu ma być uzyskanie zapewnienia (racjonalnego zapewnienia), że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową i wnioskiem oraz wydanie opinii w tym zakresie. Audyt obejmuje przede wszystkim sprawdzenie:

- czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie (kompletną dokumentacją aplikacyjną), umową oraz obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych);

- czy procedury kontroli wewnętrznej beneficjenta zapewniają prawidłowość realizacji projektu, rzetelność i wiarygodność przedkładanych dokumentów w związku z realizacją;

- czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym;

- czy beneficjent posiada odpowiednie procedury finansowo-księgowe oraz procedury dotyczące realizacji projektu pozwalające na racjonalne zapewnienie o poprawności projektu;

- czy beneficjent prowadzi odrębną ewidencję księgową na potrzeby projektu;

- kwalifikowalności wydatków, sposobu ich dokumentowania,

- wiarygodności i rzetelności wniosków o płatność;

- sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione;

- zgodności wniosków o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu;

- wiarygodności wniosków o płatność w zakresie sprawozdawczości z realizacji projektu, odnośnie danych rzeczowych oraz osiągania zakładanych celów i wskaźników;

- sposobu przechowywania dokumentacji projektowej;

- czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli i audytów oraz usunął ewentualne nieprawidłowości;

- czy beneficjent w zakresie informacji i promocji stosuje się do zapisów zawartych w umowie o dofinansowanie projektu i obowiązujących wytycznych w tym zakresie;

- czy projekt jest zgodny z politykami wspólnotowymi.

Ostatnim etapem badania jest podsumowanie, czyli przygotowanie opinii i raportu (sprawozdania), które zostaną przekazane do IZ/IP. Dokumenty te, poza informacjami oczywistymi, jak harmonogram, zakres badania, techniki itp., w szczególności zawierają: ustalenie stanu faktycznego, określenie wielkości próby oraz metodologii jej doboru, wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje. Audytowany ma prawo do odniesienia się do opinii i sprawozdania z audytu przed przekazaniem jego ostatecznej wersji IZ/IP. Audytorzy uwzględnią uzasadnione uwagi audytowanych zespołów w końcowej wersji sprawozdania. W trakcie realizacji audytu audytorzy z reguły pozostają do dyspozycji jednostki audytowanej doradzając w zakresie dokumentowania i realizacji procesów oraz kontroli wewnętrznej, dzięki czemu wnoszą wartość dodaną już do samej codziennej pracy w badanej jednostce.

Należy przy tym podkreślić, że audyt zewnętrzny projektu unijnego to nie to samo co kontrola projektu unijnego.

Poprzez swoje umiejętności, doświadczenie i wiedzę audytor powinien przyczynić się do jakości zarządzania projektem, sprawności kontroli wewnętrznej, łatwości w identyfikacji ryzyka i zarządzaniu nim. Innymi słowy, zadaniem audytora jest wsparcie zespołów zarządzających projektami i pomoc w takiej organizacji procesów zachodzących w projekcie, aby możliwe było zarządzanie ryzykiem, które znacznie ogranicza lub eliminuje możliwość wystąpienia zdarzeń i okoliczności mogących w sposób niekorzystny wpłynąć na realizowane przedsięwzięcie, w szczególności zaś spowodować niekwalifikowane koszty w projekcie.

Audytor nie ma „mocy władczej i sprawczej" - nie decyduje o kwalifikowalności kosztów, nie ma możliwości wyciągania konsekwencji - tym samym zaś nie jest kontrolerem, który w sposób zerojedynkowy ocenia nasze przedsięwzięcie. Audytor raczej szuka luk w systemie, które mogłyby spowodować kłopoty (określa ryzyko) - np. niezaplanowane, niekwalifikowane koszty, niecelowe działania, nieskuteczne formy kontroli wewnętrznej, następnie zaś uświadamia zespół zarządzający  argumentując mu swoje racje i proponuje działania, które byłyby w jego ocenie bardziej skuteczne (rekomendacje). Tym samym zaś prowadzi swego rodzaju doradztwo na rzecz beneficjenta, wskazując błędy, przede wszystkim systemowe - powielane w jednostce, firmie lub organizacji i doradzając prawidłowe działanie.